Manajemen

Manajemen adalah istilah yang sudah sangat sering kita dengar akhir-akhir ini. Secara sederhana, manajemen dapat diartikan sebagai sebuah tindakan atau seni mengelola. 

Secara lebih lengkap, manajemen dapat juga diartikan sebagai suatu seni untuk mengelola atau mengarahkan orang lain agar dapat mencapai tujuan utama organisasi atau perusahaan, melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan mengelola (controlling) sumber daya yang ada secara efektif dan efisien. Dalam hal ini, efisien diartikan sebagai mendapat hasil yang diharapkan dengan kebutuhan input yang paling sedikit, sementara efektif diartikan sebagai cara yang paling mudah dan cepat untuk mencapai tujuan.

Tingkatan Manajemen (Manajer)

Manajer dapat diartikan sebagai anggota organisasi yang melaksanakan fungsi manajemen, dengan cara mengkoordinasikan dan mengawasi pekerjaan pekerja-pekerja lainnya sehingga dapat mencapai tujuan organisasi yang diharapkan. Secara tradisional, tingkatan manajemen atau manajer dapat dibagi dalam tiga klasifikasi, yaitu:

First-line

Merupakan tingkatan paling bawah dalam klasifikasi manajemen. Pada tingkatan manajemen ini, manajer memiliki tugas untuk mengelola pekerjaan dari pekerja-pekerja diluar tingkatan manajerial, yang meliputi orang-orang yang melakukan pekerjaan di bidang produksi dan pelayanan pada pelanggan. Selain itu first-line manajer juga harus mempertanggungjawabkan pekerjaan karyawan-karyawan yang dipimpinnya kepada middle-line manajer.

Middle-line

Merupakan tingkatan dalam klasifikasi manajemen yang menjembatani antara tingkatan first-line manajer dengan top manajer. Selain itu, middle-line manajer bertugas mengelola pekerjaan first-line manajer dan mempertanggungjawabkannya kepada top manajer.

Top

Merupakan tingkatan manajemen tertinggi dalam struktur organisasi, dan memiliki tanggung jawab dalam membuat keputusan organsasi serta menyusun rencana dan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan.

Keahlian Manajemen

Semakin tinggi tingkatan manajer, maka output atau hasil yang diharapkan dari peran yang dimilikinya lebih berupa ide, konsep dan perencanaan, sementara semakin ke bawah, output yang diharapkan umumnya lebih berupa tindakan atau hal-hal yang bersifat teknis yang diperlukan untuk memastikan jalannya kegiatan operasional organisasi atau perusahaan. Secara lebih lengkap, keahlian yang dibutuhkan terbagi menjadi tiga, yaitu:

Technical skills, adalah pengetahuan mengenai teknik dan skill yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.

Human skills, adalah pengetahuan dan kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan semua orang, serta membina hubungan dengan semua lapisan organisasi.

Conceptual skills, adalah kemampuan untuk mengungkapkan gagasan dan konsep mengenai situasi abstrak dan kompleks yang harus dihadapi oleh organisasi sebagai satu kesatuan.

PERAN MANAJEMEN

Peran manajemen pada dasarnya dapat diartikan sebagai tindakan atau kegiatan yang harus dilakukan oleh manajer dalam melaksanakan tugasnya untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Secara umum peran manajemen dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

1. Peran interpersonal

Peran interpersonal mencakup hubungan antara manajer dengan orang-orang disekitarnya dalam tujuan untuk melakukan pengawasan dan pengarahan tugas. Peran ini dibagi lagi menjadi tiga yaitu:

Pemimpin simbol / figure head : peran manajer sebagai simbol dalam acara-acara yang berhubungan dengan perusahan atau organisasi

Pemimpin / leader: peran manajer sebagai pemimpin yang dapat memberikan contoh serta motivasi kepada orang-orang di sekitarnya, terutama ketika terjadi suatu masalah yang memerlukan penyelesaian secara segera.

Penghubung / liaison : peran manajer sebagai penghubung antara pihak internal perusahaan atau organisasi dengan pihak eksternal yang berkepentingan.

2. Peran informasi

Peran informasi mencakup kemampuan dan ketersediaan akses bagi manajer untuk memperoleh informasi baik dari dalam maupun luar organisasi atau perusahaan, untuk kemudian diolah dan disalurkan pada orang-orang disekitarnya untuk mendukung kinerja masing-masing. Peran ini dapat dibagi menjadi  tiga yaitu:

Monitor / pemantau : manajer berperan dalam melakukan pengawasan, pemantauan, serta pengumpulan kejadian atau informasi yang terjadi, baik secara langsung maupun tidak langsung

Penyebar / disseminator : manajer berperan dalam menyebarkan informasi yang tepat kepada orang-orang di organisasi yang membutuhkan informasi tersebut untuk kepentingan pekerjaannya

Juru bicara / spokesperson : manajer berperan sebagai juru bicara yang secara khusus mewakili bagian atau divisi yang dipimpinnya dan secara umum mewakili organisasi atau perusahaan tempatnya bekerja

3. Peran pengambil keputusan

Peran pengambil keputusan mencakup kemampuan manajer dalam mengambil keputusan, baik ditentukan secara individu maupun berdasarkan keputusan bersama, dengan mempertimbangkan tujuan organisasi atau perusahaan, strategi serta sumber daya yang dimiliki. Peran ini dapat dibagi menjadi empat, yaitu :

Kewirausahaan: peran manajer dalam mencari peluang dalam organisasi dan lingkungan serta berinisiatif memprakarsai proyek-proyek yang dibutuhkan agar tecipta perubahan ke arah yang lebih baik

Penyelesaian masalah : peran manajer untuk bertanggung jawab terhadap tindakan korektif yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan ketika terjadi gangguan atau kesalahan yang penting dan tidak terduga yang berpengaruh terhadap kinerja perusahaan atau organisasi secara keseluruhan

Pengalokasian sumber daya: peran manajer dalam membuat atau menyetujui keputusan – keputusan organisasi atau perusahaan terhadap pengalokasian sumber daya yang dimiliki agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan secara optimal, dengan mempertimbangkan prinsip pengalokasian secara efektif dan efisien

Negosiator: peran manajer dalam melakukan negosiasi yang diperlukan untuk memastikan rencana dan strategi yang ditentukan dalam proses perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan kepentingan pihak-pihak yang bersangkutan.

Fungsi manajemen

Fungsi manajemen meliputi beberapa hal yaitu:

Perencanaan (planning), merupakan fungsi manajemen yang meliputi penentuan arah tujuan perusahaan, merancang strategi yang diperlukan untuk meraih tujuan yang ditentukan seta mengembangkan rencana dalam melakukan koordinasi kegiatan yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi tersebut. Perencanaan sangat penting dilaksanakan karena tanpa adanya perencanaan, segala fungsi manajemen yang dibutuhkan tidak akan berjalan. Dalam melakukan perencanaan, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

Specific: sebuah perencanaan harus memiliki maksud dan tujuan yang jelas, dengan menyertakan batasan ruang lingkup dari tujuan yang hendak dicapai

Measureable: perencanaan harus memiliki tingkat keberhasilan yang dapat diukur agar dapat diketahui performanya baik secara berkala maupun pada akhir periode pelaksanaan

Achievable: perencanaan harus mencakup rencana yang bisa tercapai, bukan hanya sekedar fiktif

Realistic: perencanaan harus mempertimbangkan kemampuan dan sumber daya yang dimiliki, menyeimbangkan antara keadaan saat ini dan harapan yang dituju kedepannya

Time: perencanaan harus memiliki batas waktu penyelesaian yang jelas, sehingga pada akhir waktunya dapat dilakukan penilaian dan evaluasi untuk menentukan apakah pelaksanaan dari perencanaan yang dilakukan telah berjalan sesuai dengan harapan ataupun tidak.

Pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen ketika seorang manajer menata struktur pekerjaan bagi masing-masing orang, seperti menentukan tugas yang harus dikerjakan, proses pengerjaan yang benar, serta menentukan siapa yang akan melakukan tugas tersebut. Pada perusahaan, pengorganisasian biasanya disusun dalam bentuk badan organisasi atau struktur organisasi, yang kemudian dipecah menjadi tiap-tiap jabatan.

Pelaksanaan (actuating) adalah fungsi dalam manajemen berupa suatu tindakan untuk mengusahakan agar perencanaan yang sudah dilakukan dapat terlaksana sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dalam fungsi pelaksanaan, upaya untuk menggerakkan semua orang pada semua tingkatan organisasi sangat diperlukan agar kerja sama antar seluruh tingkatan organisasi dapat tercipta. Seluruh anggota organisasi harus menyadari tugas, tanggung jawab dan peran masing-masing dan melaksanakannya sebaik-baiknya agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Pengawasan (controlling) adalah fungsi manajemen yang bertujuan untuk melakukan pengamatan, menilai kinerja dalam pelaksanaan, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan guna meningkatkan performa organisasi untuk mencapai tujuan. Pengawasan memiliki beberapa fungsi utama, diantaranya: mencegah penyimpangan terhadap perencanaan, memperbaiki kesalahan dalam pelaksanaan, serta menindak penyalahgunaan kekuasaan dalam organisasi.

Prinsip Manajemen Menurut Henri Fayol

prinsip manajemen henri fayol

Prinsip manajemen pada dasarnya merupakan inti dari keberhasilan manajemen untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Henry Fayol mengungkapkan bahwa terdapat 14 prinsip manajemen, yaitu:

Pembagian kerja (division of work), disesuaikan dengan keahlian yang dimiliki secara objektif sehingga pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan efektif. Dalam hal ini penempatan karyawan sebaiknya menggunakan prinsip right man in the right place.

Wewenang dan tanggung jawab ( authority and responsibility), tiap karyawan memiliki wewenang tertentu dalam melaksanakan pekerjaannya, yang juga diimbangi dengan tanggung jawab dari setiap pekerjaan yang dilakukan

Disiplin, tiap karyawan harus memiliki disiplin diri dalam melaksanakan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab

Kesatuan perintah (unity of command) , perintah yang diterima harus memiliki tujuan yang sama meski berasal dari orang yang berbeda, agar tidak terjadi kebingungan dalam pelaksanaan pekerjaan

Kesatuan pengarahan (unity of direction) , karyawan memerlukan pengarahan yang tepat agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat sasaran

Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri, karyawan harus menyadari bahwa keberhasilan organisasi atau perusahaan akan berpengaruh pula terhadap dirinya sehingga mengusahakan dan memberikan yang terbaik untuk kepentingan organisasi

Penggajian pegawai, kompensasi yang sesuai akan memberikan kedisiplinan dan semangat bekerja yang tinggi bagi masing-masing karyawan

Pemusatan (centralization), tanggung jawab akhir dari suatu organisasi atau perusahaan berada pada tingkatan manajer puncak (top manajer) yang memiliki wewenang tertinggi.

Hirarki, adanya pembagian kerja akan menimbulkan hirarki dalam suatu susunan organisasi atau perusahaan

Ketertiban (order) , ketertiban dalam pekerjaan sangat penting untuk menghindari kekacauan yang dapat menghambat pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi

Keadilan dan kejujuran , terkait dengan moral karyawan yang harus dimiliki oleh semua lapisan organisasi atau perusahaan

Stabilitas kondisi karyawan, kestabilan kondisi perlu dijaga agar tidak mengganggu performa karyawan yang pada akhirnya mengambat pencapaian tujuan

Prakarsa (initiative), prakarsa timbul ketika seseorang berusaha menyelesaikan hal-hal yang semestinya dilakukan agar memberikan hasil yang maksimal

Semangat kesatuan dan semangat korps (espirts de corps), rasa senasib sepenanggungan akan memberikan semangat untuk bekerja sama dalam mencapai tujuan yang diharapkan.